Planlægningen af en database indebærer ikke mindst, at du klargører hvad, hvorfor og hvordan du vil registrere dine oplysninger i en database. Ved blot lidt større database-opgaver er de indledende overvejelser med til at sikre overblikket og til at strukturere arbejdet.
Først og fremmest skal du være klar over, hvad det er du vil registrere.
Det kan lyde som en triviel opgave, men …
Ofte vil du starte med nogle mere eller mindre afklarede ideer til, hvad databasen skal indeholde. Efterhånden vil der så opstå nye behov, som kræver nye data. I Access er det ikke det ikke noget væsentligt besvær at indsætte et nyt felt i en eksisterende tabel, så nye data kan let tilføjes. Problemet er indholdet af databasen: alle nyindtastede poster indeholder de udvidede oplysninger; mens det ikke er tilfældet for de ældre poster.
Forestil dig, at du har en adresseliste. Den indeholder de sædvanlige data: navn, adresse, postnr, by og telefonnr. Efter et stykke tid opdager du, at du også har brug for mobiltelefonnumre. Og efter endnu et stykke tid at du godt kan bruge oplysningerne om e-mail-adresser. Hvis du ikke har oplysningerne indtastet fra starten, står du med huller i dine data, og kan have svært ved at vide om en person har mobiltelefon, eller om oplysningen blot ikke blev registreret i sin tid, fordi der ikke var noget sted at registre den.
Når databasen planlægges er det en god ide at tage udgangspunkt i, hvordan man hidtil har organiseret sine data. Hvis man har brugt formularer eller blanketter vil disse være et godt bud på en tabel. Hvis formularen indeholder underrubrikker, skal disse sandsynligvis registreres i en anden tabel, som så knyttes til formularens hovedtabel.
En faktura er et eksempel på en formular, som indeholder underrubrikker. Fakturaens hoved ligger i én tabel; mens fakturalinjerne ligger i en anden.
En journal er et andet eksempel. Her føjes oplysninger ind efterhånden. Hver ny oplysning bør ligge i en separat post i en tabel, som er knyttet til en anden tabel indeholdende journalens stamdata.
Man skal ikke lade sig afskrække af det store antal tabeller. Access indeholder værktøjer til at sammenkæde data fra disse tabeller i en forespørgsel, som næsten opfører sig som tabel.
Dernæst bør du overveje, hvad du vil bruge databasen til, og om det stiller krav til hvordan databasen er udformet. Prøv at skitsere hvordan dine data skal vises, hvordan de skal indtastes og om du eventuelt kan genbruge data i andre sammenhænge. Nedenfor er vist eksempler på, hvordan indtastning og udskrift kan se ud.
Ofte indebærer processen med at opbygge og efterfølgende benytte databasen, at man får nye ideer til, hvad man kan bruge databasen til, hvilket fører til nye krav til databasens opbygning. Derfor er det altid en god idé at udforme databasen så fleksibelt som muligt: Også dette hensyn vil i almindelighed kræve, at databasen skal adskilles i tabeller, som hver indeholder data som er afgrænset fra de øvrige.
eksempel på indtastningsformular (fra guiden Opskrifter i Access-pakken)
eksempel på rapport (fra guiden Opskrifter i Access-pakken)
Når du har fundet ud af , hvad du vil registrere, skal du finde ud af hvordan data skal organiseres. En stor del af denne bog drejer sig om dette emne. Vi har allerede været inde på fordelene ved at data skal opsplittes i seperate tabeller. Efter opsplitningen af data i forskellige tabeller genskabes sammenhængen i form af relationer eller forespørgsler. Disse indeholder regler eller antagelser om, hvordan de forskellige tabeller hænger sammen.
eksempel på relation (fra guiden Opskrifter i Access-pakken).
På figuren ses 4 tabeller og deres sammenhænge. Sammenhængen skal forstås således:
Alle feltnavne i dette eksempel, som indeholder endelsen ID, er tal. Tabellen Opskrifter indeholder bl.a. feltet [opskriftsID]. Dette felt (vises med fed skrift) er tillige primær nøgle, og indeholder et tal, som er forskelligt for alle poster. På den måde kan der skelnes mellem forskellige opskrifter med titlen "mormors kyllingeret". For hver opskrift i tabellen "Opskrifter" kan der være
¥ (= uendelig) mange poster fra tabellen "Opskriftsingredienser". Tilsvarende kan hver ingrediens optræde i uendelig mange opskriftsingredienser. [FødevarekategoriID] i tabellen "Opskrifter" slås op (som i en liste over postnumre til bynavne) i tabellen "Fødevarekategorier".Fordelene ved at opsplitte databasen i de mange tabeller i dette eksempel er, at der ikke sættes begrænsninger på antallet af ingredienser i hver opskrift, og at ingredienserne optræder på en ensartet form, hvilket gør det lettere at søge efter opskrifter indeholdende bestemte ingredienser, og gør det lettere at sikre et ensartet layout. Man kan diskutere om tabellerne "Ingredienser" og "Opskriftingredienser" kan slås sammen til én tabel - teorien siger hér, at det skal man ikke gøre.
Man kan naturligvis også diskutere om man har brug for tabellen "Fødevarekategori" - men det er et spørgsmål om, hvad der er ens behov; Men hvis man har behov for kategorier, er det klart en fordel at lave tilknytningen til en kategori som et opslag, idet man på den måde sikrer sig, at en post kommer med i en (korrekt) kategori.
Det videre arbejde med database-udviklingen vil oftest forme sig som en vekselvirkning mellem teori og praksis. Den nedenstående skitse beskriver praksis meget godt. En væsentlig pointe i skitsen er anvendelse af prototyper. Access tillader ikke egentlig protype-udvikling; men man kan arbejde med formularer og rapporter, som genereres ved hjælp af guiderne. Disse kan man så tilføje sit layout og sine egne knapper (som kan være tomme, eller blot giver en meddelelse om, hvad de engang vil kunne gøre).
Figuren er gentegnet efter en tilsvarende figur i bogen Datalogi af Flemming Sloth
Opgave 1
|
|
Opret databasen Musiksamling, der findes som wizard i access-pakken. Beskriv databasens relationer og beskriv forbedringer. |
Beskriv databasens relationer i ord, ligesom relationerne i databasen opskrift blev beskrevet.
Overvej og beskriv, om databasen på fornuftig vis
Hvis det ikke er tilfældet, så beskriv, hvordan du kan forbedre databasen, så den kan.
Hent databasen
musiksamling-forslag.mdb. Gennemgå dette forslag som du gennemgik Access' forslag til musiksamling. Hvor synes du dette forlag er bedre end Access' og hvor synes du det er dårligere.Prøv at trykke på de forskellige knapper i Access' forslag til musiksamling. Fungerer de viste indtastningsformularer logisk og umiddelbart forståeligt? Kom med forslag til ændringer.
Copyright © 1998 Forlaget Hedeskov I/S
